【采購(gòu)科普】如何制定物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

博維導(dǎo)讀：企業(yè)的生產(chǎn)過程總是伴隨著大量的物資消耗與投入，投入的物資是否合格安全，關(guān)鍵在于物資采購(gòu)。而物資驗(yàn)收是物資采購(gòu)的最后環(huán)節(jié)，這最后這一關(guān)不把好，將會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，留下各種安全隱患。因此，企業(yè)必須強(qiáng)化物資驗(yàn)收管理工作。本篇采購(gòu)科普就業(yè)內(nèi)人士較為關(guān)心的“制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”這一話題進(jìn)行精簡(jiǎn)的介紹……

建立采購(gòu)物資的驗(yàn)收制度一般包括①建立采購(gòu)物資的驗(yàn)收組織和崗位職責(zé)；②制定采購(gòu)物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法；③設(shè)計(jì)采購(gòu)物資驗(yàn)收流程（采購(gòu)流程的一部分）；④編制采購(gòu)物資驗(yàn)收考核規(guī)定。下邊從制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)一起來看下，參考為物料驗(yàn)收入庫(kù)的常見標(biāo)準(zhǔn)。

需著重強(qiáng)調(diào)下，在物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的過程期間，以下兩點(diǎn)必須引起高度重視！

一、要嚴(yán)格審核各種物資的規(guī)格型號(hào) 

物資出入庫(kù)質(zhì)量管理控制，關(guān)乎整個(gè)企業(yè)生存與發(fā)展，做好出入庫(kù)物資質(zhì)量控制，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部成本、質(zhì)量控制及提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必備條件。在填報(bào)計(jì)劃的時(shí)候要嚴(yán)格審核各種物資的規(guī)格和型號(hào)，在物資采購(gòu)和物資驗(yàn)收的時(shí)候都要嚴(yán)格記錄型號(hào)，將二者對(duì)比。 

（1）入庫(kù)物資質(zhì)量驗(yàn)收依據(jù)采購(gòu)合同、隨貨應(yīng)附帶“合格證”，需按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，并出具檢測(cè)證明；對(duì)于需取樣送檢的物資，應(yīng)在三方到場(chǎng)時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)取樣，送有關(guān)技術(shù)部門進(jìn)行檢測(cè)；對(duì)無相應(yīng)資料的，不予接受。對(duì)于合同明確為按實(shí)物驗(yàn)收的，應(yīng)按中標(biāo)方提供的樣品進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于同樣品不符的，不予接受。嚴(yán)格物資外面質(zhì)量驗(yàn)收。要檢查材料外包裝物有無破損、缺失，查看表面，開箱檢查。 

（2）質(zhì)量的驗(yàn)收，到貨物資驗(yàn)收小組要按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)等進(jìn)行驗(yàn)收。數(shù)量的驗(yàn)收，物資數(shù)量原則上應(yīng)全部驗(yàn)收，按重量計(jì)量的全部檢斤稱重，按件數(shù)計(jì)算的全部點(diǎn)數(shù)，按理論換算的全部檢尺換算重量，以實(shí)際驗(yàn)收的結(jié)果為實(shí)收數(shù)量。一切物資均需按合同規(guī)定的計(jì)量方法進(jìn)行計(jì)量驗(yàn)收，在規(guī)定誤差范圍內(nèi)按實(shí)發(fā)數(shù)量驗(yàn)收進(jìn)賬，超過允許誤差率者，則作為數(shù)量不符處理。抽檢中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定要求或有問題時(shí)，要進(jìn)行全部檢驗(yàn)。對(duì)驗(yàn)收合格的物資，要填寫《物資驗(yàn)收單》，驗(yàn)收單要注明供應(yīng)商、物資品名、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、到貨時(shí)間，驗(yàn)收單應(yīng)有采購(gòu)員、保管員共同簽字，對(duì)于合同要求供方必須到場(chǎng)取樣驗(yàn)收的應(yīng)有供方取樣驗(yàn)收人員的簽字。對(duì)于生產(chǎn)急需使用或驗(yàn)收材料未全的物資，按入庫(kù)驗(yàn)收程序，暫存待驗(yàn)區(qū)，核實(shí)合格后方可辦理驗(yàn)收手續(xù)。對(duì)存在問題不能驗(yàn)收入庫(kù)的材料，做好《不合格品記錄》，要求供應(yīng)部門辦理退貨手續(xù)。 

（3）對(duì)重要物資和只有在安裝和使用階段才能暴露出內(nèi)在質(zhì)量問題的物資，物資管理員在對(duì)外觀質(zhì)量驗(yàn)收合格后，填制物資質(zhì)量跟蹤卡，跟蹤卡上應(yīng)注明供應(yīng)商、物資品名、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、到貨時(shí)間，由采購(gòu)員、保管員共同簽字。使用單位在物資安裝及使用時(shí)，將質(zhì)量跟蹤卡傳遞到使用人員，讓使用人員參與到物資質(zhì)量控制中來，可以在使用物資過程中，各崗位相關(guān)人員對(duì)使用過程進(jìn)行監(jiān)控，并將使用過程中相關(guān)使用情況認(rèn)真填寫質(zhì)量跟蹤卡，發(fā)現(xiàn)異常，及時(shí)反饋到相關(guān)質(zhì)量處理部門，為異議處理提供第 一手資料。 

二、對(duì)驗(yàn)收記錄和驗(yàn)收人員的簽字制度要嚴(yán)格執(zhí)行 

物資驗(yàn)收后，及時(shí)填寫驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收小組成員分別簽名。驗(yàn)收記錄要完整、準(zhǔn)確、清晰、客觀、真實(shí)地反映驗(yàn)收的全過程，用詞準(zhǔn)確恰當(dāng)，不主觀臆斷，模棱兩可。驗(yàn)收記錄及供方提供的必要證件，定期歸納、存檔。合格的驗(yàn)收記錄作為財(cái)務(wù)掛賬的依據(jù)。一般的企業(yè)在物資采購(gòu)制度中都有物資入庫(kù)驗(yàn)收的相關(guān)要求，材料驗(yàn)收通常有送貨驗(yàn)收與提貨驗(yàn)收，雖然驗(yàn)收情況有所不同，但驗(yàn)收原理是一樣的，制定驗(yàn)收制度的關(guān)鍵是要切實(shí)可行，應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)： 

（1）倉(cāng)庫(kù)保管人員再對(duì)所購(gòu)物資的有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、技術(shù)圖紙、裝箱單、發(fā)貨明細(xì)與現(xiàn)場(chǎng)貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量等要素的驗(yàn)收，在對(duì)數(shù)量進(jìn)行復(fù)查時(shí)，需要過磅的應(yīng)協(xié)同有關(guān)本單位采購(gòu)人員及送貨單位人員一同過磅，使數(shù)量數(shù)據(jù)可靠、可信。驗(yàn)收無誤后在驗(yàn)收單上加蓋“驗(yàn)訖”章并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或貨物損壞、無質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無法驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)及時(shí)向考核部門作書面報(bào)告，同時(shí)向質(zhì)檢部門、供應(yīng)商提出異議。 

（2）倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好物資入庫(kù)的原始記錄，可以采取填寫工作日志的辦法，要求倉(cāng)庫(kù)管理員每天對(duì)自己驗(yàn)收的貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量、采購(gòu)人員、供應(yīng)商等做有相關(guān)的記錄，以便將來有序復(fù)查，特別是在貨物先到發(fā)票后到的情況下，對(duì)原驗(yàn)收工作日志進(jìn)行鉤銷，就能夠起到用驗(yàn)收記錄等對(duì)采購(gòu)發(fā)票在財(cái)務(wù)入賬、付款的監(jiān)督作用。在運(yùn)費(fèi)發(fā)票與貨物發(fā)票分離進(jìn)入財(cái)務(wù)賬簿時(shí)，有驗(yàn)收工作日志與運(yùn)費(fèi)發(fā)票上的數(shù)量進(jìn)行對(duì)照鉤銷，避免運(yùn)費(fèi)發(fā)票重復(fù)入賬。 

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