給外國教授寫郵件需要注意什么？

電子郵件的結(jié)構(gòu)大全

一封合格的郵件無外乎緊抓幾個部分——標(biāo)題+稱呼+正文+落款。

1、標(biāo)題

標(biāo)題的精髓就四個字：簡明扼要。

因為教授每天都要接收大量郵件，所以說明來意，必要時附上個人信息，例如 student ID 等，非常重要。

2. 稱謂：“Dear Professor XX”

寫給教授的電子郵件應(yīng)當(dāng)以“Dear Professor XX”開頭， 如果這是你第一次聯(lián)系這位教授，你可以用“Dear”或“Hello”來開頭。

一般來說“Professor”是最常見的稱謂，簡寫成“Prof.”也可以。

假如你的教授是個Ph.D.，那就要以Dr. XX來稱呼，假如你并不知道TA是否是個Ph.D.，那就直接用 Prof. XX.

Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都可以。

不要用“Mr.”或“Mrs.”這種區(qū)分性別的稱謂去稱呼你的教授，在和大學(xué)教授的郵件中就會顯得不夠成熟、沒有專業(yè)風(fēng)范。

這里要強調(diào)的是，我們前文給出的模板是“Dear Professor XX”，但自己寫的時候一定要記得把這里的X替換成收件人的名字，并確保你把對方的名字拼寫正確了，在撰寫電子郵件的時候要格外注意這些特殊的小細(xì)節(jié)，這將會讓收件人感到你的誠意和尊重。

3、正文

正文分為幾個部分：

（1）簡單問候

（2）自我介紹

（3）郵件目的

（4）詳細(xì)內(nèi)容

（1）問候語——

寫信時不能一開場就直奔主題，而要說一些寒暄語，為你的郵件奠定友好真誠的基調(diào)。如果你不太了解收件人，你可以說些比較空泛的寒暄語。

寒暄客套：

“I hope you enjoyed the weekend（希望你度過了一個美好的周末）!”

例如“hope you’re enjoying the weather today（今天天氣真不錯）”或者“hope you had a lovely break.”不管是寫給誰的郵件，在正文開頭寫寒暄語將會顯得你很有禮貌。

表明身份、向教授解釋了你們是如何認(rèn)識的之后，下一步就是要提出自己的請求了。

（3）郵件目的——

問候和自我介紹完之后，最好簡單明了地告訴教授這封郵件的重點或目的。

I am writing to inquire…我寫這封信是想詢問...

I am writing in reference to……我寫這封信是關(guān)于…

提出請求之前需要確定這個問題是你自己無法解決的，而不要提出一大堆你本應(yīng)該自己能夠找到答案的問題。

（4）詳細(xì)內(nèi)容——

這是郵件最重要的部分！我們需要高效地向教授表達來意及請求，大家可以記住簡單的3C原則，即clear清晰，correct正確，concise簡明。

例如：

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問)

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推薦信)

Could you please tell me what to do next? (請求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)